Základní informace k problematice podepisování elektronických dokumentů

Mezi aktivity Krajského úřadu Zlínského kraje v roce 2023 je i orientace na elektronizaci svých postupů a procesů. Jedním z důsledků je i snaha uzavírat smluvní vztahy v elektronické podobě. Prakticky to znamená vytvořit dokument smlouvy v digitální formě a zajistit jeho elektronické podepsání všemi smluvními stranami.

Podepisování dokumentu

Příslušné právní předpisy ukládají kraji - jako veřejnoprávnímu podepisujícímu - při elektronickém podepisování jednoznačné požadavky. V případě, že druhou stranou je obec, platí pro ni - rovněž jako pro veřejnoprávního podepisujícího - stejná ustanovení.

Způsob elektronického podepisování plyne z §5 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, který ukládá povinnost pro veřejnoprávní podepisující používat pouze kvalifikovaný elektronický podpis (případně kvalifikovanou elektronickou pečeť podle § 8 a § 9 cit. zákona) na kvalifikovaném prostředku (schválený token, čipová karta), pokud se dokumentem činí úkon nebo právně jedná, což je vždy (zejména § 545 a 546 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník).

Veřejnoprávním podepisujícím se rozumí mimo jiné i územní samosprávný celek nebo právnická osoba zřízená nebo založená územním samosprávným celkem.

Nařízení eIDAS (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93ES) kvalifikovanému elektronickému podpisu přiznává stejný právní účinek jako vlastnoručnímu podpisu (čl. 25 odst. 2 nařízení eIDAS). Jedním z požadavků na elektronické podpisy je zajistit, aby k datům, která jsou tímto podpisem podepsána, byl elektronický podpis připojen takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoliv následnou změnu dat (čl. 26 nařízení eIDAS). Jinými slovy - pokud je dokument podepsán elektronickým podpisem, je možné zjistit jeho následnou změnu.

Co z toho pro veřejnoprávního podepisujícího - tedy pro kraj, pro obce, pro organizace zřizované či zakládané - vyplývá:

Pro podpis dokumentu, na základě kterého je činěn úkon nebo právně jednáno, který má být podepsán elektronicky, musí veřejnoprávní podepisující použít POUZE kvalifikovaný elektronický podpis (založený na kvalifikovaném certifikátu uloženém na kvalifikovaném prostředku - obvykle čipová karta, nebo token).
Současně musí být takový elektronicky podepisovaný dokument opatřen kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem splňujícím požadavky podle § 11 zákona č. 297/2016 Sb.).

Používání jiných typů elektronických podpisů než kvalifikovaného elektronického podpisu (založeném na kvalifikovaném certifikátu uloženém na kvalifikovaném prostředku) v případě veřejnoprávních původců představuje nesprávný úřední postup podle zákona č. 82/1998 Sb., o odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu veřejné moci rozhodnutím nebo nesprávným úředním postupem.

Více je k tématu uvedeno v odkazovaných metodických dokumentech vydaných MV ČR v sekci Informace k problematice kvalifikovaných elektronických pečetí. Tato sekce obsahuje mimo jiné i dokument Metodický materiál k problematice elektronických podpisů a pečetí určený pro veřejnoprávní původce.

Formát dokumentu (aneb "není PDF jako PDF")

Výstupní datový formát

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ukládá kraji jako veřejnoprávnímu původci vykonávat spisovou službu v elektronické podobě. Jedním z dopadů této povinnosti specifikované v prováděcí vyhlášce č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, je i to, že dokumenty se kterými je v rámci procesů úřadu nakládáno, musí být vyhotovovány v tzv. výstupním datovém formátu (což je datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby, datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby a konečně datový formát pro předávání do digitálního archivu).

V případě statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů je výstupním datovým formátem datový formát Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005).

Podepisování PDF dokumentu

V případě elektronického podepisování pak shora uvedenou podmínku výstupního datového formátu ještě doplňuje norma norma PAdES, která řeší podepisování PDF dokumentů - tedy definuje, jakým způsobem se do dokumentu připojuje elektronický podpis a časové razítko. Není tedy jedno, jakým způsobem se elektronický podpis a časové razítko připojuje!
Normu vydal Evropský institut pro standardy v telekomunikacích (ETSI). Aby bylo možné k dokumentu připojit elektronický podpis, časové razítko a všechny informace potřebné k jejich ověření, musí být použit specifický formát PDF dokumentu - formát PDF/A-2, případně novější formát PDF/A-3.

Povinnost používat pro tvorbu podpisu normy ETSI, vychází z Prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2015/1506 ze dne 8.9.2015.

Výsledek = je nutné dokumenty vyhotovovat ve formátu PDF/A-2 (nebo novějším) a kvalifikovaný elektronický podpis a kvalifikované časové razítko připojovat do dokumentu správným způsobem.

Shrnutí

Je třeba upozornit na skutečnost, že dokument ve formátu PDF lze vytvořit řadou různých postupů, pomocí různých aplikací, nicméně výsledek většinou neodpovídá shora uvedeným požadavkům.
Dokumenty, které krajský úřad vyhotovuje a distribuuje, splňují shora popsaný požadavek na výstupní datový formát (jsou vytvořeny ve formátu PDF/A-2, jsou podepsány kvalifikovaným elektronickým podpisem a opatřeny kvalifikovaným časovým razítkem). Dokumenty, které připraví druhá strana, jsou krajským úřadem testovány na shodu s popsanými požadavky, v případě nesouladu je snahou krajského úřadu dohodnout s druhou stranou nápravu.

Legislativní rámec problematiky související s dokumenty, jejich vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, konverzí a ukládáním

Pro územní samosprávné celky, včetně právnických osob jimi zřízených či založených, právní řád pro případ rozhodování a na to navazující vyhotovování příslušných dokumentů a nakládání s nimi používá pro tyto subjekty několik označení:

veřejnoprávní podepisující (§5 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce)
veřejnoprávní původce (§ 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě)
orgán veřejné moci (§2 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, §1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů)

Každé označení má z hlediska agendy dokumentů jiný dopad a je vždy třeba věc posuzovat v kontextu navazujícího zákonného ustanovení..